Politique de confidentialité

Maplebridge Group Inc. est une société ontarienne qui exerce ses activités à titre de fournisseur de services de chauffeur professionnel et de transport terrestre, et dont le siège social est situé au 100, rue King Ouest, bureau 5600, Toronto (Ontario) M5X 1C9. Nous sommes responsables des renseignements personnels recueillis dans le cadre de nos services.

Notre personne responsable de la protection des renseignements personnels (responsable de la protection de la vie privée), comme l'exigent l'article 8 de la LPRPDE et l'article 3.1 de la Loi 25 :

• • Titre : Responsable de la protection de la vie privée, Maplebridge Group Inc.
• • Courriel : privacy@maplepont.com
• • Téléphone : +1 (888) 627-5313
• • Courrier : Responsable de la protection de la vie privée, Maplebridge Group Inc., 100, rue King Ouest, bureau 5600, Toronto (Ontario) M5X 1C9

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• organiser et fournir le service que vous avez réservé;
• communiquer avec vous au sujet de votre réservation (confirmations, modifications, mises à jour de l'état);
• après un trajet effectué, vous demander une seule fois, par courriel uniquement, de laisser un avis sur Google (chacun de ces courriels contient un lien pour vous désabonner des demandes d'avis, et nous n'en envoyons pas si vous nous avez demandé de ne pas vous écrire par courriel au sujet d'autre chose que vos trajets);
• vous facturer et percevoir le paiement;
• tenir les registres exigés par les lois canadiennes en matière fiscale et de droit des sociétés;
• améliorer la qualité de notre service et nos activités;
• respecter nos obligations légales (versement de la TVH, registres CVOR, lutte contre le blanchiment d'argent et connaissance du client, s'il y a lieu);
• répondre à vos demandes de renseignements;
• vous envoyer des mises à jour sur le service et (avec votre consentement ou dans la mesure permise par la LCAP) des communications occasionnelles sur les services de Maplebridge.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles qui précèdent sans obtenir votre consentement.

Prise de décision automatisée, profilage et IA. Maplebridge n'a actuellement pas recours à la prise de décision automatisée au sens de l'article 12.1 de la Loi 25 pour prendre à votre sujet des décisions qui produisent des effets juridiques ou qui vous touchent par ailleurs de façon importante. Il est entendu que les processus suivants de Maplebridge ne prennent pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 12.1 de la Loi 25 : (a) le jumelage chauffeur-véhicule (attribué par un répartiteur humain); (b) le calcul de l'heure d'arrivée prévue; (c) le choix de l'itinéraire (effectué par le chauffeur au moyen d'un logiciel de cartographie tiers); (d) le calcul des frais (fondé sur la grille tarifaire et les relevés de temps); et (e) le paiement par carte (traité par Stripe; la décision relative à la réservation est prise par une personne). Lorsque la prise de décision automatisée est utilisée dans la prestation de nos services, nous vous informerons, au moment de la décision ou avant celle-ci, (i) du fait que la décision est prise au moyen d'un traitement automatisé, (ii) des principaux renseignements personnels utilisés ainsi que des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et (iii) de votre droit de demander qu'une personne physique révise la décision et de votre droit de présenter vos observations à cette personne, dans chaque cas comme l'exige l'article 12.1 de la Loi 25.

Profilage et IA. Maplebridge n'a pas recours au profilage fondé sur l'intelligence artificielle pour prendre des décisions concernant des voyageurs en particulier et ne vend pas de renseignements personnels à des fournisseurs de publicité ou d'entraînement d'IA. Si nous commençons à utiliser une technologie d'identification, de localisation ou de profilage au sens de l'article 8.1 de la Loi 25, nous vous en aviserons et vous offrirons le droit de désactiver toute fonction permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer votre profilage, dans chaque cas comme l'exige cet article.

Maplebridge exerce ses activités au Canada, mais la plupart des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel stockent et traitent des renseignements personnels aux États-Unis. Il s'agit des fournisseurs suivants :

• Stripe Inc. — traitement des paiements aux États-Unis;
• Google LLC (Google Workspace) — courriel, stockage de documents et réunions, avec traitement principal aux États-Unis et réplication vers d'autres centres de données de Google dans le monde;
• fournisseurs de services de textos et d'acheminement des appels — traitement principalement aux États-Unis et au Canada;
• fournisseurs de logiciels de répartition et de gestion de flotte — traitement aux États-Unis ou au Canada (nous identifions le fournisseur sur demande);
• Google LLC (Firebase, Google Cloud, Google Analytics, Google Maps Platform et reCAPTCHA) — traitement aux États-Unis;
• Functional Software, Inc. (Sentry) — rapports d'erreurs, traitement aux États-Unis;
• Microsoft Corporation (Microsoft Clarity) — utilisation des pages, avec masquage des saisies dans les formulaires, traitement aux États-Unis;
• Groq, Inc. — messages tapés dans l'assistant de clavardage, traitement aux États-Unis.

Lorsque des renseignements personnels sont transférés à l'extérieur du Canada, ils demeurent assujettis aux lois du pays où ils sont stockés, lesquelles peuvent permettre l'accès par des tribunaux, des organismes de réglementation et des forces de l'ordre étrangers selon des modalités différentes de celles du droit canadien. Nous faisons appel à des fournisseurs de services qui maintiennent des normes de protection raisonnables comparables aux exigences canadiennes, et nous avons conclu des ententes écrites qui obligent ces fournisseurs à protéger les renseignements personnels conformément à la présente Politique.

Résidents du Québec : En vertu de l'article 17 de la Loi 25, avant de transférer à l'extérieur du Québec des renseignements personnels de résidents du Québec, Maplebridge procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de confirmer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate. Les facteurs que nous prenons en compte comprennent la sensibilité des renseignements, les mesures de protection appliquées (techniques, contractuelles et organisationnelles), les fins auxquelles les renseignements doivent être utilisés et le régime de protection de la vie privée et des données du territoire de destination. Un résumé de l'évaluation la plus récente est disponible sur demande auprès de notre responsable de la protection de la vie privée et sera fourni dans les trente (30) jours suivant la demande.

Nos sites Web utilisent des témoins pour :

• maintenir votre session et conserver une réservation que vous avez commencée pendant que vous en franchissez les étapes;
• comprendre comment les visiteurs utilisent le site au moyen de Google Analytics 4, qui n'est chargé qu'après que vous avez accepté les témoins d'analyse;
• voir comment une page est réellement utilisée au moyen de Microsoft Clarity — clics, défilement et relecture de la page, tout ce que vous tapez dans un formulaire étant masqué dans votre navigateur avant son envoi —, qui n'est lui aussi chargé qu'après que vous avez accepté les témoins d'analyse;
• charger ces deux outils, et rien d'autre, au moyen de Google Tag Manager, qui lui-même ne s'exécute qu'après que vous avez accepté les témoins d'analyse;
• mesurer quelles publicités ont mené à une réservation ou à un appel téléphonique dans Google Ads, qui reçoit ces données de Google Analytics 4 au moyen d'une importation plutôt que d'une balise distincte sur le site;
• mémoriser vos préférences, y compris votre réponse à la bannière sur les témoins elle-même.

Google reCAPTCHA s'exécute également sur les pages où une demande est envoyée à nos serveurs, afin de distinguer un véritable navigateur d'un script automatisé. Il s'agit d'une mesure de sécurité, et non d'une mesure d'analyse ou de publicité; il s'exécute donc que les témoins d'analyse soient acceptés ou non. Voir 4.3a pour savoir ce qu'il recueille.

Confidentialité par défaut. Conformément à l'article 9.1 de la Loi 25, nos sites Web appliquent par défaut le plus haut niveau de confidentialité. Lors de votre première visite, nos sites Web affichent une bannière de consentement aux témoins qui vous permet d'accepter ou de refuser les témoins non essentiels. Tant que vous n'avez pas donné votre consentement, seuls les témoins strictement nécessaires (fonctionnels) sont déposés. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour qu'il refuse les témoins. Nous n'utilisons actuellement pas de témoins publicitaires de tiers et ne vendons pas de renseignements aux annonceurs.

Confidentialité par défaut à l'échelle du service. Le même principe s'applique au Service de chauffeur et de transport terrestre lui-même, et pas seulement à nos sites Web. Par défaut : (a) seuls les renseignements personnels nécessaires à l'exécution d'une Commande de service sont communiqués au chauffeur affecté (généralement le nom du voyageur, les lieux de prise en charge et de destination, l'heure et un numéro de téléphone à joindre le jour du trajet); (b) les adresses de domicile et les habitudes de déplacement sans lien avec le service ne sont pas conservées dans le dossier du chauffeur au-delà de la période de service; (c) les gestionnaires de comptes de la clientèle d'entreprise ne voient que les trajets associés aux centres de coûts qu'ils gèrent; et (d) les tableaux de bord de production de rapports présentent les renseignements sur les voyageurs au niveau d'identification minimal compatible avec la finalité du rapport. Des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au titre de l'article 8.1 ou 17 de la Loi 25 sont réalisées pour les nouveaux processus qui modifient de façon importante la manière dont les renseignements personnels sont utilisés ou communiqués à l'échelle du Service. Les facteurs que nous prenons en compte comprennent la sensibilité des renseignements, les mesures de protection appliquées (techniques, contractuelles et organisationnelles), les fins auxquelles les renseignements doivent être utilisés et le régime de protection de la vie privée et des données de tout territoire de destination.

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, en plus de toute période de conservation exigée par la loi :

• dossiers de réservation et de trajet : six (6) ans à compter de la fin de l'année d'imposition visée, archivés jusqu'à la fin de la septième année civile afin de concorder avec l'archivage des dossiers de fin d'année, conformément à l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada), à l'article 286 de la Loi sur la taxe d'accise (Canada) et au délai de prescription de base de deux ans prévu par la Loi de 2002 sur la prescription des actions (Ontario);
• dossiers financiers (factures, paiements) : six (6) ans à compter de la fin de l'année d'imposition visée, archivés jusqu'à la fin de la septième année civile selon le même principe;
• communications (courriels, textos) : sept (7) ans à compter de la fin de l'année d'imposition visée, conformément au principe de conservation applicable aux dossiers pertinents sur le plan fiscal; plus longtemps pour les dossiers liés à une plainte, à un différend ou à une réclamation d'assurance en cours;
• données d'analyse du site Web : vingt-quatre (24) mois;
• dossiers d'incident : sept (7) ans à compter de la fin de l'année civile de l'incident, ou plus longtemps s'ils sont liés à une réclamation en cours ou à une enquête réglementaire;
• dossiers liés au CVOR : conservés au moins six (6) mois comme l'exigent les règles ontariennes relatives au CVOR, et plus longtemps s'ils font partie d'un dossier fiscal ou de sécurité;
• registres des atteintes aux mesures de sécurité prévus à l'article 10.3 de la LPRPDE : vingt-quatre (24) mois à compter de la date de création de l'inscription (voir l'article 8 ci-dessous);
• profil de votre compte et registres de consentement : jusqu'à la fermeture de votre compte; les dossiers de réservation, les dossiers financiers et les registres de consentement qu'il contient sont ensuite conservés pendant les périodes indiquées ci-dessus.

À la fin de la période de conservation, nous détruisons ou anonymisons les renseignements de manière sécuritaire.

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité proportionnées à leur sensibilité, notamment :

• accès restreint — les renseignements personnels ne sont accessibles qu'aux membres du personnel qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions;
• transmission chiffrée (TLS 1.2 ou version supérieure) de tous les renseignements personnels, les renseignements de paiement étant en outre remplacés par des jetons (tokenisation) par notre processeur de paiement;
• stockage sécurisé auprès de fournisseurs infonuagiques réputés, avec contrôles d'accès et journaux d'audit;
• vérifications des antécédents et obligations de confidentialité pour les chauffeurs et le personnel;
• examen régulier de nos pratiques et formation annuelle du personnel sur la protection de la vie privée.

Aucun système n'est parfaitement sécuritaire. Si une atteinte à la vie privée présentant un risque réel de préjudice grave pour les personnes concernées se produit, nous en aviserons ces personnes ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, conformément au Règlement sur les atteintes aux mesures de sécurité (DORS/2018-64) pris en vertu de la LPRPDE. Lorsque des résidents du Québec sont touchés, nous aviserons également la Commission d'accès à l'information du Québec, comme l'exige la Loi 25.

Tenue d'un registre des atteintes (article 10.3 de la LPRPDE). Conformément à l'article 10.3 de la LPRPDE et au Règlement sur les atteintes aux mesures de sécurité, Maplebridge tient un registre de toutes les atteintes aux mesures de sécurité qui ont trait à des renseignements personnels dont elle a la gestion, que l'atteinte franchisse ou non le seuil du « risque réel de préjudice grave ». Nous conservons ces registres pendant au moins vingt-quatre (24) mois à compter de la date de création de l'inscription. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut demander à consulter ces registres en tout temps pendant cette période.

Plan d'intervention en cas de cyberincident. Maplebridge tient à jour un Plan d'intervention en cas de cyberincident interne qui décrit la façon dont nous trions et circonscrivons un incident de sécurité, qui décide si le seuil du « risque réel de préjudice grave » est atteint, qui avise le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et la Commission d'accès à l'information du Québec, et comment l'inscription au registre prévue à l'article 10.3 est créée. Un résumé de ce Plan est disponible sur demande auprès de notre responsable de la protection de la vie privée.

En vertu de la LPRPDE et, s'il y a lieu, de la Loi 25, vous avez le droit :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• de faire corriger les renseignements personnels inexacts ou incomplets;
• de retirer votre consentement aux utilisations de vos renseignements qui reposent sur le consentement (veuillez noter que certaines utilisations sont nécessaires pour que nous puissions fournir nos services ou respecter la loi, et que le consentement à celles-ci ne peut être retiré tant que vous continuez de faire appel à nos services);
• à la portabilité (résidents du Québec, en vertu de la Loi 25) — de recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• à la désindexation ou à l'effacement (résidents du Québec, en vertu de la Loi 25, dans des circonstances déterminées);
• d'être informé de la prise de décision automatisée si une décision vous concernant est fondée sur un traitement automatisé de renseignements personnels;
• de porter plainte auprès de notre responsable de la protection de la vie privée ou, si la question n'est pas résolue, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, pour les résidents du Québec, de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Si vous avez un compte, vous pouvez également télécharger une copie de vos données à partir de votre compte (Profil → Télécharger mes données; elle vous est envoyée immédiatement par courriel sous forme de fichier) et nous demander de supprimer votre compte (Profil → Supprimer mon compte). Notre équipe confirme la suppression par courriel; les dossiers que nous devons conserver le sont pendant les périodes indiquées à l'article 7.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée au moyen des coordonnées indiquées à l'article 1. Nous répondrons dans un délai de trente (30) jours, conformément au paragraphe 8(3) de la LPRPDE (ou selon ce qu'exige la Loi 25 pour les résidents du Québec). Lorsqu'une demande est complexe ou que les dossiers sont volumineux, nous pouvons prolonger le délai de réponse d'au plus trente (30) jours supplémentaires, comme le permet le paragraphe 8(4) de la LPRPDE; nous vous aviserons alors par écrit, dans le délai initial de trente (30) jours, de la prolongation, du nouveau délai, de votre droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et du motif de la prolongation.

Délais de réponse propres au Québec. Pour les résidents du Québec, en vertu de la Loi 25 :

• Accès et rectification — trente (30) jours à compter de la réception de la demande (art. 32);
• Portabilité — trente (30) jours, les renseignements personnels étant fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (art. 27);
• Désindexation ou effacement — trente (30) jours; tout refus sera communiqué par écrit, motifs à l'appui, avec une description de votre droit de vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (art. 28.1); et
• Droit d'être informé d'une décision automatisée — l'information est fournie au moment de la décision, en vertu de l'article 12.1, la rectification ou la révision pouvant ensuite être obtenue sur demande.

Nos services ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs, sauf lorsqu'un parent, un tuteur ou un adulte autorisé réserve un service qui comprend un mineur parmi les voyageurs; dans ce cas, l'adulte qui effectue la réservation est responsable de fournir tout consentement requis au nom du mineur et garantit qu'il a le pouvoir de le faire.

Conformément à la norme de consentement valable de la LPRPDE et aux lignes directrices du Commissariat à la protection de la vie privée, nous traitons les renseignements personnels concernant les mineurs avec une sensibilité accrue. Nous ne faisons pas de marketing ni de suivi comportemental visant les mineurs, et nous ne recueillons que les renseignements personnels sur les voyageurs mineurs qui sont nécessaires pour exécuter le service en toute sécurité (y compris les renseignements sur l'accessibilité, la langue ou les besoins particuliers communiqués par l'adulte qui effectue la réservation).

Si vous croyez que nous avons recueilli des renseignements auprès d'un mineur sans le consentement approprié, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée.

Si vous avez donné votre consentement en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) — y compris dans le cadre d'une relation d'affaires en cours au sens du paragraphe 10(9) de la LCAP —, nous pouvons vous envoyer des courriels commerciaux au sujet des services de Maplebridge. Si vous avez un compte, vous donnez ou retirez votre consentement dans votre compte (Notifications), et nous consignons la date, l'heure, la source et l'adresse IP de chaque choix. Chaque courriel commercial que nous envoyons comprend un lien de désabonnement clair, en un clic, que nous traitons dans un délai de dix (10) jours ouvrables, comme l'exige la LCAP. Vous pouvez également vous désabonner en écrivant à support@maplepont.com en indiquant « Désabonnement » dans l'objet.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » indiquée en haut de la page correspond à la modification la plus récente. Les modifications importantes seront communiquées sur nos sites Web et, si nous avons votre adresse courriel, par courriel au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.

Pour toute question au sujet de la présente Politique ou de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée :